Das Bauprojekt ist wie geplant abgeschlossen, die Handwerker liefern perfekte Arbeit ab, und der Auftraggeber ist vollends zufrieden. Nicht immer läuft eine Baustelle jedoch so reibungslos ab. Ein Abnahmeprotokoll hilft dabei, Projekte zum gewünschten Ende zu bringen und die Übergabe an den Kunden zu organisieren.
Aus diesen Gründen ist ein Abnahmeprotokoll wichtig und sinnvoll
Ein Abnahmeprotokoll bringt sowohl Vorteile für den Auftraggeber als auch für das ausführende Unternehmen. Ein solches Protokoll sollte Teil eines geplanten Abnahmetermins sein, an dem ein Vertreter des ausführenden Unternehmens sowie der Auftraggeber teilnehmen. Das Ziel eines Abnahmeprotokolls ist es, eine saubere Übergabe der Baustelle zu erleichtern und beide Parteien auf einen Nenner zu bringen. Auch lässt sich so Missverständnissen vorbeugen.
Auch der Kunde profitiert von einem Abnahmeprotokoll inklusive Termin für die Abnahme. So hat der Auftraggeber einen Ansprechpartner, wenn es um Fragen zur Ausführung oder um Mängel geht. So lassen sich Punkte ansprechen und durchgehen, was in vielen Fällen hilft, lange Streitigkeiten nach einem Projekt zu verhindern. Der Kunde sieht zudem, ob alle Leistungen wie besprochen ausgeführt wurden, was für Transparenz sorgt.
Die Abnahme ist zudem der richtige Zeitpunkt, etwaige Nachbesserungen abzusprechen und einen Zeitplan festzulegen. Diese Punkte und konkrete Absprachen lassen sich ebenfalls im Protokoll vermerken. Das sorgt für Sicherheit bei beiden Parteien – gerade dann, wenn es um spätere Streitigkeiten bezüglich der Nachbesserung oder gar um Schadensersatzansprüche geht.
Checkliste für das Abnahmeprotokoll: Diese Punkte sollten vorhanden sein
- Adresse und Name des Auftraggebers
- Adresse und Name des ausführenden Unternehmens
- Datum und Ort der Abnahme
- Liste der Anwesenden
- Beschreibung aller ausgeführten Leistungen
- Liste der gelieferten Waren
- Liste der ausgeführten Montagen
- Funktionsüberprüfung der Technik
- Einweisung in die Bedienung der Technik
- Unterweisung in die Sicherheitsvorschriften
- Vorführung und Probebetrieb
- Informationen zur Gewährleistung und Garantie
- Einweisung in die Wartung und Pflege
- Auflistung der benötigten Arbeitszeit
- Übergabe der gereinigten Baustelle
- Aufnahme von eventuellen Mängeln und Angabe zur Frist der Behebung
- Unterschrift von Kunden und Unternehmen
Auf Basis dessen sind Anpassungen oder zusätzliche Punkte möglich, falls sie für die eigenen Leistungen benötigt werden. Es gibt verschiedene Quellen im Internet, wo sich Vorlagen für solche Protokolle herunterladen lassen. Außerdem existieren digitale Lösungen, die für die Abnahme entwickelt sind. Damit lässt sich das Abnahmeprotokoll vor Ort auf dem Tablet-PC oder einem anderen digitalen Endgerät ausfüllen. Ein Vorteil ist es dabei, dass sich Bilder anhängen lassen, was beispielsweise bei Mängeln eine sinnvolle Ergänzung ist. Mit einer digitalen Lösung ist es zudem einfacher, den Überblick zu behalten und ein lückenloses Protokoll zu erstellen. Gerade die Auflistungen der Leistungen und des Materials gelingen einfacher, da die Software diese Punkte bereits vorab und automatisch dokumentiert. Durch die digitale Archivierung geht zudem kein Protokoll verloren, und es ist jederzeit abrufbereit.
Mängel im Abnahmeprotokoll: Diese Unterschiede gibt es
Mängel sind ein zentraler Punkt im Abnahmeprotokoll. Fehler bei der Bauausführung sind für beide Seiten ärgerlich. Für Unternehmen sind sie gleichbedeutend mit zusätzlichen Kosten, für den Auftraggeber bedeuten sie Unannehmlichkeiten und Ärger. Viele Rechtsstreitigkeiten zwischen Handwerkern und Kunden sind die Folge von Mängeln und einer gescheiterten Einigung bezüglich der Nachbesserung. Eine direkte Kommunikation und konkrete Absprachen bezüglich der Nachbesserung im Abnahmeprotokoll können eine solche Eskalation verhindern. Es gilt zunächst, die Mängel präzise im Protokoll zu vermerken. Dabei muss genau zwischen den verschiedenen Typen von Mängeln unterschieden werden.
Als Teil der Mängelaufnahme sollten auch Maßnahmen sowie eine Frist für die Beseitigung festgelegt werden. Innerhalb dieser Frist, auf die sich Auftraggeber und Unternehmen einigen, haben die Handwerker die Möglichkeit, alle Probleme zu beheben. Erst nach Ablauf der Frist kann der Kunde ein anderes Unternehmen beauftragen und die dafür anfallenden Kosten dem ursprünglich ausführenden Handwerksbetrieb in Rechnung stellen. So sorgt das Abnahmeprotokoll auch für einen geregelten Ablauf, wenn einmal nicht alles wie geplant verläuft.
Technische Unterweisung als Teil des Abnahmeprotokolls
Dabei lassen sich die Funktionen in allen Details demonstrieren. Auf diese Weise lernt der Kunde die neue Technik kennen und verliert die Berührungsangst. Eine solche Einweisung vermeidet Bedienfehler durch den Kunden, die mitunter ebenfalls zu nachträglichem Ärger zwischen Handwerkern und Auftraggebern führen. Die Einweisung vermeidet Nachfragen oder einen erneuten Besuch beim Kunden nach Abschluss des Auftrags.
Die Abnahme ist außerdem der richtige Zeitpunkt, um sich Fragen der Kunden zu widmen. Diese können im Zusammenhang mit der neuen Technik stehen oder sich allgemein mit dem Auftrag befassen. Auch deshalb ist es wichtig, dass Handwerker ausreichend Zeit für das Abnahmeprotokoll und die Übernahme der Baustelle einplanen. Dies schätzen die Auftraggeber in der Regel, und so haben Unternehmen, die eine Routine für die Abnahme mit Protokoll einrichten, oftmals zufriedenere Kunden.
