Zum 1. Januar 2025 startet die erste Stufe der E-Rechnungs-Pflicht für Unternehmen in Deutschland. Die E-Rechnung bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, erfordert aber auch Anpassungen bei den eigenen Prozessen. Was Unternehmen für das Jahr 2025 wissen müssen und wie es mit der E-Rechnung weitergeht, ist Thema des folgenden Beitrags.
Stichtag 1. Januar 2025: Das sind die Vorschriften und Standards
Die Einführung der Pflicht für E-Rechnungen erfolgt in Deutschland stufenweise. Im ersten Schritt müssen alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass nicht jede digitale Form einer Rechnung als E-Rechnung gilt. Entscheidend ist, dass die gewählte Technik die Standards erfüllt, die die Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) sowie die E-Rechnungsverordnung des Bundes vorgeben. Dazu zählt, dass eine automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist und das System eine revisionssichere Speicherung sicherstellt. In erster Linie halten die Standards EDI, ZUGFeRD und XRechnung diese Anforderungen ein. Elektronische Rechnungen im PDF-Format erfüllen diese Punkte zum Beispiel nicht und gelten somit nicht als E-Rechnungen nach der E-Rechnungsverordnung (ERechV). Gleiches gilt für Rechnungen, die mit Word, Excel oder ähnlicher Büro-Software erstellt wurden. Für den Empfang von E-Rechnungen benötigen Unternehmen primär ein E-Mail-Postfach. Grundsätzlich ist jede E-Mail-Adresse ausreichend, um elektronische Rechnungen zu empfangen. Dies muss ab dem 1. Januar 2025 jedes Unternehmen in Deutschland sicherstellen. Sinnvoll ist es, eine einzige E-Mail-Adresse zentral für den Rechnungseingang zu etablieren.
Dies ist jedoch für Unternehmen nichts Neues, denn die Grundsätze gelten in dieser Form bereits für klassische Rechnungen und andere Dokumente. Um die Vorgaben für E-Rechnungen umzusetzen, ist ein System erforderlich, das die Speicherung nach dem GoBD ermöglicht. Es gibt Dienstleister, die als Cloud-Service eine revisionssichere Speicherung von E-Rechnungen ermöglichen. So erfüllen Unternehmen ab 2025 die gesetzlichen Vorgaben.
Zeitplan für die schrittweise Einführung der verpflichtenden E-Rechnung
Die Einführung der flächendeckenden und verpflichtenden E-Rechnung in Deutschland erfolgt in drei Stufen. Den Beginn macht die bereits erwähnte Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen, die ab Januar 2025 gilt. Im nächsten Schritt sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ab dem 1. Januar 2027 verpflichtet, alle Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr im E-Rechnungsformat auszustellen. Die dritte Stufe startet zum 1. Januar 2028. Von da an sind alle Unternehmen verpflichtet, Rechnungen als E-Rechnung auszustellen. Diese Vorgabe betrifft jedoch nur Rechnungen an andere Unternehmen, also im B2B-Sektor. Handwerker dürfen Rechnungen an Privatpersonen also auch in Zukunft in klassischer Papierform oder einem anderen digitalen Format erstellen. Wichtig ist auch zu wissen, dass das EDI-Verfahren nur noch bis zum 31. Dezember 2027 den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Aktuell erfüllt EDI noch die Auflagen, die für E-Rechnungen gelten. Spätestens ab 2028 müssen Unternehmen, die dieses System einsetzen, auf andere Lösungen wie XRechnung umsteigen.
Das sind die Unterschiede zwischen PDF, elektronischer Rechnung und E-Rechnung
All diese Varianten erfüllen jedoch nicht die Vorgaben der E-Rechnungsverordnung. Dafür gibt es verschiedene Gründe. So fehlt die Möglichkeit zur automatischen Verarbeitung. Systeme, die die Vorgaben der E-Rechnungsverordnung erfüllen, verfügen über eine Funktion, mit der zentrale Daten einer Rechnung wie Summe, Datum, Rechnungsnummer und Adressinformationen über eine XML-Datei oder einen Export in die Buchhaltung übertragen werden.
Ein weiterer Punkt ist die revisionssichere Speicherung. Wer beispielsweise Rechnungen mit Excel erstellt und in dieser Form auf einem Server oder der externen Festplatte speichert, der erfüllt nicht die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern. Solche Dateien könnten jederzeit verändert werden, und es gibt keine Technik, die gewährleistet, dass alle Rechnungen lückenlos sowie in korrekter Reihenfolge gespeichert sind. Aus diesen Gründen sind solche Lösungen nicht geeignet, um die Vorgaben der E-Rechnungsverordnung einzuhalten. Spätestens ab Anfang 2028 müssen alle Unternehmen also eine Lösung implementieren, um korrekte E-Rechnungen nach den akzeptierten Standards zu erstellen.
E-Rechnungen ausstellen: So erfüllen auch kleine Handwerker die Auflagen
Wer bereits jetzt eine Lösung implementieren möchte, um selbst E-Rechnungen zu erstellen, der hat mehrere Optionen. Grundsätzlich ist es sinnvoll, sich frühzeitig mit den gesetzlichen Veränderungen zu beschäftigen und entsprechende Veränderungen an der eigenen Technik vorzunehmen. Das erspart Stress, wenn die Fristen für die E-Rechnung für das eigene Unternehmen nahen. Gerade in kleineren Unternehmen und Handwerksbetrieben ist die Erstellung von Rechnungen oftmals noch ein manueller Prozess. Die Investition in teure Software oder Cloud-Dienste scheuen viele kleinere Betriebe, da sich dies wirtschaftlich nicht rentiert. Jedoch existieren auch kostenfreie Optionen, die gerade für kleine Unternehmen konzipiert sind. Dazu zählt beispielsweise WISO MeinBüro Rechnungen. Diese Anwendung gibt es sowohl als Software zum Herunterladen als auch als Web-App. Für die Nutzung der Web-App reicht ein kostenfreies Konto aus. Gleichzeitig bieten Anwendungen wie diese Schnittstellen für eingehende E-Rechnungen. Dadurch gelangen Rechnungen, die in elektronischer Form eingehen, automatisch in die eigene Buchhaltungs-Software. So erfüllen Unternehmen auch die erste Pflichtstufe ab Januar 2025, um E-Rechnungen empfangen zu können.
Für Unternehmen bringt die E-Rechnung aber einige interessante Vorteile mit sich. Portokosten entfallen, die Arbeit im Büro und die Menge an Papier reduzieren sich. Durch die kürzere Laufzeit bei der Rechnungsstellung ist zudem mit einer schnelleren Zahlung durch die Kunden zu rechnen. Dies sind gute Gründe, sich zumindest mit dem Thema E-Rechnung zu beschäftigen.
