Diese 5 teuren Fehler bei der Kalkulation sollten Handwerker unbedingt vermeiden

Die Kalkulation gehört zu den wichtigsten unternehmerischen Aufgaben für Handwerker. Zum einen geht es darum, wirtschaftlich zu arbeiten und Gewinn einzufahren. Zum anderen spielen auch die Preise der Konkurrenz eine Rolle. Welche kostspieligen Fehler Handwerksunternehmen gerne bei der Kalkulation machen und wie sie sich vermeiden lassen, thematisiert dieser Beitrag.

Einblick in Arbeitsaufwand fehlt

Manuelle Arbeit ist ein wesentlicher Bestandteil des Handwerks und zeichnet diesen Sektor aus. Es ist aber auch ein Kostenfaktor, der wichtig für die Kalkulation ist. Zahlreiche Handwerker sind mit viel Leidenschaft am Werk und achten dabei nicht genau darauf, wie viel Zeit sie für bestimmte Arbeiten benötigen. Nicht zu wissen, wie viel Zeit eine Aufgabe oder ein Prozess benötigt, ist jedoch ein Fehler.

Es geht spezifisch um die produktiven Arbeitsstunden. Dazu zählen beispielsweise nicht die Zeiten für Besprechungen, die Vorbereitung der Arbeit oder Wartezeiten. Auf Basis der produktiven Arbeitszeit lässt sich der Stundenverrechnungssatz berechnen. Er ist wichtig für die konkrete Angebotskalkulation, um zu wissen, welcher Aufwand für die einzelnen Tätigkeiten anfällt.
Handwerker, die den eigenen Arbeitsaufwand nicht oder nur ungenau kennen, können also nicht präzise kalkulieren. Das führt zu Kalkulationen, die entweder nicht konkurrenzfähig oder nicht wirtschaftlich für das eigene Unternehmen sind. Eine Lösung kann eine Software für die Zeiterfassung sein. Speziell für das Handwerk existieren beispielsweise Apps mit Stoppuhr und weiteren hilfreichen Funktionen. So lässt sich der Zeitaufwand für einzelne Arbeitsschritte genau bestimmen und als Basis für eine präzise Kalkulation nutzen.

Mitbewerber um jeden Preis unterbieten

Die Konkurrenz ist gerade im Handwerk groß. Oft kommt es vor, dass potenzielle Kunden verschiedene Angebote einholen und sich für die günstige Offerte entscheiden. Teilweise unterbieten Handwerksbetriebe das günstigere Angebot des Mitbewerbers, um den Auftrag doch noch zu ergattern. Ebenfalls orientieren sich einige Handwerker an den Preisen der Konkurrenz in der Umgebung und bieten von vornherein einen günstigeren Preis an.

Beide Taktiken sind nicht optimal. Angebote sollten immer auf Basis der eigenen soliden Kalkulation entstehen. Andere Betriebe besitzen ganz andere Strukturen und können somit vielleicht in bestimmten Szenarien zu niedrigeren Preisen arbeiten. Wer sie kategorisch unterbietet, der arbeitet im schlimmsten Fall mit Verlust und tut sich keinen Gefallen.

Kalkulation wird bestenfalls geschätzt

Ein häufiger Fehler liegt darin, dass verlässliche Zahlen für die Kalkulation fehlen. Entweder wurden sie nie erfasst, oder die letzte Kalkulation liegt viele Jahre zurück und ist damit wenig aussagekräftig. Im optimalen Fall erstellen Handwerker für jedes Angebot eine eigene Kalkulation auf Basis präziser Zahlen. Es gibt viele Faktoren und Variablen, die sich laufend verändern, sodass es notwendig ist, regelmäßig zu kalkulieren.
So gab es gerade in jüngerer Vergangenheit enorme Schwankungen bei Materialpreisen, Lohnkosten und Energie. Wer diese Punkte nicht in die aktuelle Kalkulation einfließen lässt oder seine Kosten nur schätzt, der läuft Gefahr, Verluste im operativen Geschäft zu machen.

Um eine präzise Kalkulation zu erstellen, sind vor allem zwei Dinge erforderlich. Das ist zum einen ein genauer Überblick über die eigenen Kosten. Zum anderen ist dies eine Rechenformel, mit der sich Angebotspreise genau errechnen lassen. Die Industrie- und Handelskammern stellen simple, aber effektive Vorlagen für die Kalkulation mit Excel zum Download bereit. Der Vorteil einer solchen Vorlage ist, dass alle Kostenpunkte bereits eingetragen sind. So wird nichts übersehen, und es müssen nur noch die tatsächlichen Kosten im eigenen Betrieb recherchiert werden.

Die Alternative ist es, eine Software für die Kalkulation einzusetzen. Es gibt eine breite Auswahl an branchenspezifischen Lösungen, zum Beispiel für die Metallverarbeitung, Photovoltaik-Fachbetriebe oder den Bausektor.

Nachkalkulation abgeschlossener Projekte findet nicht statt

Fast ebenso wichtig wie die Kalkulation vor einem Angebot ist die Nachkalkulation, wenn der Auftrag abgeschlossen ist. Einige Handwerker verzichten auf diesen Punkt – teilweise aus Zeitmangel, vielleicht aber auch aus Unwissenheit darüber, wie wichtig die Nachkalkulation ist. Sie ist aus finanzieller Sicht wichtig, hilft aber auch dabei, die Prozesse zu durchleuchten. Beispielsweise sollten Handwerker vergleichen, ob der geplante Zeiteinsatz mit der Realität übereingestimmt hat. Die beste Kalkulation ist hinfällig, wenn viel mehr Arbeitszeit in den Auftrag investiert wurde. Dies fällt in einer theoretischen Kostenkalkulation vor der eigentlichen Arbeit nicht auf.

Mit einer Nachkalkulation ist es also möglich, Werte aus der Praxis zu sammeln. Sie dienen dann als Basis für die kommenden Kalkulationen, um mit Zahlen zu arbeiten, die näher an der Realität sind. Das alles führt zu einer präziseren Preiskalkulation, von der ein Betrieb nur profitieren kann. Ebenfalls lassen sich dadurch Prozesse optimieren. Vielleicht fällt auf, dass es unnötig viele Wege zum Lieferanten während der Arbeit gibt. Dann lässt sich korrigierend eingreifen, indem mehr Material vor Beginn des Auftrags eingekauft wird.

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen finden keine Beachtung

Betriebswirtschaft ist ein komplexer Bereich. Der berufliche Fokus von Handwerkern liegt natürlicherweise auf ganz anderen Punkten. Dennoch ist es für Unternehmer wichtig, sich auch mit diesem Thema zu beschäftigen. Dabei spielt die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) eine wichtige Rolle. In den meisten Fällen haben Handwerksbetriebe einen Steuerberater, der monatlich die BWA erstellt. Dadurch entsteht ein wichtiges Hilfsmittel, das Auskunft über den finanziellen Zustand des Unternehmens gibt.
Die BWA basiert auf den aktuellen Daten der Finanzbuchhaltung und stellt sie übersichtlich in einer Tabelle dar. Wichtig ist es, die Zahlen der Auswertung richtig zu deuten. Im Wesentlichen listet die BWA den monatlichen Umsatz und die Kosten, aufgeteilt in Kategorien wie den Wareneinsatz. Ebenfalls geht der Rohertrag aus der BWA hervor. Mithilfe der Auswertung lässt sich zudem die Entwicklung von Umsatz, Kosten und Ertrag im Laufe der Monate ablesen.

Damit ist die betriebswirtschaftliche Auswertung ein wichtiges Kontrollwerkzeug für die Kalkulation. Die BWA zeigt weiterhin, welcher Kostenpunkt zu hoch ist und in welche Richtung sich Ertrag und Umsatz entwickeln. Aus diesen Gründen sollten Unternehmer der BWA Beachtung schenken und sie für die Kontrolle der eigenen Wirtschaftlichkeit nutzen.