Mit der Baustellendokumentation protokollieren Unternehmen den Fortschritt von Projekten. Diese Dokumentation ist wichtig für die Qualitätssicherung, dient als Nachweis gegenüber dem Auftraggeber und hilft bei der Einhaltung von Zeitplänen. Die recht umfangreiche Aufgabe nimmt jedoch viel Zeit in Anspruch, was teilweise dazu führt, dass die Aufzeichnungen unvollständig sind. Wer auf moderne Lösungen und innovative Technik setzt, erleichtert sich hingegen die Arbeit, senkt die Kosten und sorgt für eine professionelle Baustellendokumentation.
Vorteile und Optionen für die digitale Baustellendokumentation
Wie in vielen anderen Bereichen erobert die digitale Technik auch den Bereich der Baustellendokumentation. Bei dieser Aufgabe sind digitale und smarte Lösungen an vielen Punkten eine willkommene Unterstützung.
Im Fokus stehen hier vor allem Anwendungen, die für die Dokumentation des Baufortschritts zum Einsatz kommen. Während die klassische Baustellendokumentation per Hand auf Zetteln geführt wurde, übernehmen heute Apps diese Aufgabe. Diese sind mit Tablets oder auch dem Smartphone kompatibel. Das ist praktisch, denn diese mobilen Endgeräte sind handlich und können leicht auf der Baustelle mitgeführt werden.
Eine solche App für die Baustellendokumentation ist in den meisten Fällen mit der Cloud verbunden. Auch das hat eine Reihe von Vorteilen. Zum einen sind die Informationen somit direkt gesichert und können nicht mehr verloren gehen. Zum anderen ist der Zugriff auf die aktuelle Dokumentation in Echtzeit von jedem anderen Punkt aus möglich. So stehen die Daten in der Zentrale zur Verfügung oder können mit anderen Projektteilnehmern geteilt werden.
Der Informationsfluss ist dann auch ein Bereich, den digitale Technik bei der Baustellendokumentation verbessert. Oftmals ist es notwendig, die Informationen über den Baufortschritt mit anderen Unternehmen zu teilen. Das können Bauunternehmen aus anderen Branchen, die am selben Projekt arbeiten, oder auch der Architekt sein. Auch hierfür haben digitale Plattformen eine Lösung parat. Diese Drittunternehmen können ebenfalls auf die digitale Baustellendokumentation zugreifen. Zu diesem Zweck lassen sich individuelle Zugriffsrechte einrichten. Damit gelingt die Kontrolle, wer Leserechte hat oder wer auch in kontrolliertem Maße Daten hinzufügen darf. Damit entsteht eine digitale Akte, zu der bei Bedarf auch unterschiedliche Unternehmen Informationen beisteuern können. Auf diesem Weg ist dann auch der Informationsaustausch in Echtzeit möglich. Die Projektbeteiligten müssen sich zudem nicht treffen, um Daten zu erhalten. Das beschleunigt die Prozesse und senkt die Kosten.
Sinnvoll ist es in vielen Fällen, wenn die gewählte Lösung für die Baudokumentation kompatibel mit dem BIM (Building Information Modeling) ist. Dann lassen sich die gesammelten Informationen über Schnittstellen direkt in dieses System integrieren. Davon profitiert kurzfristig die Bauplanung und langfristig das gesamte Management der Immobilie. Über das BIM stehen die eingetragenen Informationen aus der Baustellendokumentation bis zum Lebensende des Gebäudes zur Verfügung.
Ergänzende Dokumentation mit Fotos
Die klassische Baudokumentation findet in reiner Schriftform statt. Dies ist jedoch nicht in allen Situationen die optimale Lösung. Einerseits kann es sein, dass schriftlich festgehaltene Daten zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr die gewünschten Informationen liefern. Andererseits gibt es oftmals auch effizientere Optionen, um diese Informationen zu protokollieren.
In erster Linie bietet sich hier die Dokumentation mit Bildern an. Auch hier zeigen digitale Lösungen wieder die Vorteile dieser Technologie. Zunächst ist es viel einfacher, Fotos in digitaler Form zu erstellen. Dafür eignet sich heutzutage auch jedes normale Smartphone, denn die Kameras haben eine ausreichend hohe Qualität erreicht. So gelingt die Dokumentation schnell und faktisch ohne Kosten. Dann haben die digitalen Aufnahmen den Vorteil, dass sie sich einfach archivieren und verteilen lassen. Software für die Baustellendokumentation erlaubt es, diese Bilder der digitalen Akte des Projekts hinzuzufügen. Auf diese Weise sind die Bilder permanent mit dem Projekt gekoppelt und jederzeit abrufbereit.
Der Einsatz von Fotos ist vor allem dann sinnvoll, wenn Bauabschnitte dokumentiert werden, die nach Beendigung des Projekts nicht mehr einsehbar sind. Das können beispielsweise Bereiche sein, die im Endstadium einbetoniert sind. Weiterhin gibt es auch die Option, Videos zu erstellen. Das ist bei der Baustellendokumentation oft von Vorteil, gerade bei einem Überblick über das gesamte Projekt. Hierfür können nicht nur Smartphones oder Kameras zum Einsatz kommen. Videodrohnen haben sich in der jüngeren Vergangenheit bei der Dokumentation im Bausektor etabliert. Die Drohnen erreichen schnell die Punkte, von denen sich Fortschritte am Bau optimal protokollieren lassen. Das gelingt schnell und somit kosteneffektiv. Auch diese Videos sind dann Teil der digitalen Akte.
Vorlagen für die Baustellendokumentation bei kleinen Projekten
Für kleine Unternehmen oder Projekte mit geringem Ausmaß können auch Excel oder Word in der Dokumentation sinnvoll sein. Wichtig ist, diese Lösungen so vorzubereiten, dass ein zeit- und kostensparender Einsatz gewährleistet ist.
Das gelingt in erster Linie durch den Einsatz von Vorlagen. Im Internet finden sich bereits fertige Vorlagen, die sich zudem oft kostenfrei nutzen lassen. Der Einsatz einer solchen Vorlage spart zum einen Zeit und zum anderen ist so sichergestellt, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden. Es gibt sowohl Vorlagen für die Baustellendokumentation als auch das Bautagebuch.
Der nächste wichtige Punkt ist die Anpassung einer solchen Vorlage. Hier bieten besonders Softwarelösungen wie Excel, Word und vergleichbare Plattformen Möglichkeiten für Dropdown-Listen. Über diese lassen sich die Eingabeoptionen für Felder vordefinieren. So können wiederkehrende Tätigkeiten, häufig verwendete Materialien oder die Namen von Unternehmen bereits in die Vorlagen eingepflegt werden. Ebenfalls sind diese Programme in der Lage, selbstständig das aktuelle Datum in die Dokumente einzufügen. Auf der Baustelle beim Ausfüllen des Dokuments müssen dann die meisten Angaben nicht mehr eingegeben werden, sondern lassen sich bequem auswählen.
Software für das Bautagebuch
Das Bautagebuch ist eine der umfangreichsten Dokumentationen auf der Baustelle. Hier ist eine tägliche Protokollierung des Arbeitsfortschritts und weiterer relevanter Daten erforderlich. Vor allem die Dokumentation von wiederkehrenden Informationen nimmt viel Zeit in Anspruch und gehört zu den lästigen Aufgaben.
Software erleichtert und beschleunigt auch das Führen des Bautagebuchs. Intelligente Lösungen sind beispielsweise in der Lage, die Wetterinformationen selbstständig anhand der Baustellenadresse zu beschaffen und im Tagebuch zu vermerken. Das spart nicht nur Zeit, sondern ist auch präziser.
Weiterhin lassen sich in diesen Programmen Arbeiten, die über mehrere Tage andauern, vordefinieren. So übernimmt die Software diese Punkte bereits für die nächsten Tage, sodass sich die Protokollierung beschleunigt.
