Gerade in kleineren Unternehmen kommt es häufiger vor, dass Werkzeuge, ein Fahrzeug oder Arbeitskleidung privat beschafft und dann betrieblich genutzt werden. Damit verschenken Unternehmer wertvolle Vorteile. Es gibt jedoch Möglichkeiten, solche Anschaffungen nachträglich dem Betriebsvermögen zuzuordnen.
Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen: Das ändert sich ab dem Steuerjahr 2023
Werden in Unternehmen Gegenstände sowohl privat als auch betrieblich genutzt, dann ist von einer teilunternehmerischen Verwendung die Rede. Dem Unternehmen steht in diesem Fall ein Zuordnungswahlrecht zu. Dabei muss es sich entscheiden, ob der Gegenstand aus umsatzsteuerlicher Sicht dem Unternehmensvermögen zugeordnet wird oder nicht. Dieses Wahlrecht bestand bereits vor dem Steuerjahr 2023.
Sind Gegenstände bisher noch nicht dem Betriebsvermögen zugeordnet, dann gibt es nun nachträglich die Option, dies zu tun. Dafür ist auch weiterhin eine Meldung gegenüber dem Finanzamt erforderlich. Eine solche Meldung sollte stets in Schriftform erfolgen. Der Steuerberater kann bei der Dokumentation und Begründung gegenüber dem Finanzamt helfen.
Dabei gibt es mehrere Varianten. Betriebe können melden, dass ein Gegenstand vollständig in das Unternehmensvermögen übergeht. Eine weitere Option ist die anteilige Nutzung im Betrieb. Dabei muss aus der Meldung gegenüber dem Finanzamt hervorgehen, zu welchem Teil eine betriebliche Nutzung geltend gemacht wird – also beispielsweise zu 25 Prozent privat und zu 75 Prozent betrieblich. Durch die neue Regelung ist diese Änderung der Zuordnung zukünftig auch nach dem 31. Juli des Folgejahres möglich. Natürlich gibt es ebenfalls die Option, privat beschaffte und betrieblich genutzte Gegenstände nicht dem Vermögen des Unternehmens zuzuordnen. Dann lassen sich Unternehmen jedoch die Vorteile entgehen, die mit einer solchen Änderung der Zuordnung verbunden sind.
Voraussetzungen für die Zuordnung zum Betriebsvermögen
Es gibt bestimmte Voraussetzungen, damit das Finanzamt eine Zuordnung von privat beschafften Gegenständen zum Betriebsvermögen anerkennt. Grundsätzlich gilt, dass die betriebliche Nutzung mindestens zehn Prozent betragen muss. Ebenfalls müssen Kaufbelege vorhanden sein. Sie sind erforderlich, um den Wert des Gegenstands für die umsatzsteuerliche Behandlung und den eventuellen Vorsteuerabzug zu ermitteln. Fehlen Kaufbelege mit ausgewiesener Steuer, dann ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen – unabhängig von der Entscheidung, ob der Gegenstand zum Unternehmensvermögen gehört oder nicht. Mitunter erfolgte eine solche Nutzung, obwohl bei der Anschaffung nicht die Absicht bestand. Das ist zum Beispiel bei Bekleidung sehr gut möglich. Aber selbst der Einsatz eines privat gekauften Fahrzeugs für Fahrten im betrieblichen Rahmen ist gut denkbar.
Bei Arbeitskleidung ist es sinnvoll, die betriebliche Nutzung zu dokumentieren. Hilfreich ist zudem, wenn es sich eindeutig um Kleidung handelt, die für die Ausübung der Tätigkeit erforderlich ist. So würde das Finanzamt die Beschaffung eines Anzugs in einem Maurerbetrieb eher anzweifeln, wohingegen speziell beschaffte Funktions-Shirts mit Firmenlogo recht eindeutig einen Bezug zur betrieblichen Nutzung haben. Aber auch reguläre Regenbekleidung kann als betrieblich genutzt und notwendig argumentiert werden. Ein Nachweis kann erbracht werden, wenn das Unternehmen an Regentagen dokumentiert, dass private Kleidung zum Schutz getragen wurde.
Weitere Beweisanzeichen für die Zuordnung zum Betriebsvermögen gehen aus dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 15.2c Abs. 17 Satz 6 hervor. Zweifelt das zuständige Finanzamt die betriebliche Nutzung an, dann lohnt es sich, gegen diese Entscheidung Einspruch einzulegen. Dabei ist es hilfreich, sich auf das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 17. Mai 2024 zu berufen. Es weist darauf hin, dass im Zweifel eine Entscheidung zugunsten des Unternehmens erfolgen muss.
Welche Vorteile hat die Zuordnung zum Betriebsvermögen?
Die Zuordnung von privaten Anschaffungen zum Betriebsvermögen bringt Vorteile wie den Vorsteuerabzug mit sich. Bei privaten Anschaffungen ist die Umsatzsteuer nicht abzugsfähig. Wandert der Gegenstand hingegen in das Betriebsvermögen, dann besteht ein Recht auf Abzug der Vorsteuer. Bei teuren Anschaffungen wie einem Fahrzeug sind dies durchaus höhere Summen. Macht das Unternehmen eine anteilige betriebliche Nutzung geltend (beispielsweise zu 40 Prozent), dann ist ebenfalls ein anteiliger Abzug der Vorsteuer zu gleichen Teilen möglich.
Wann erkennt das Finanzamt eine betriebliche Zuordnung automatisch an?
Es gibt eine Reihe von Szenarien, in denen das Finanzamt automatisch die Zuordnung zum Betriebsvermögen anerkennt. In erster Linie ist dies der Fall, wenn die Rechnung beim Kauf auf den Namen des Unternehmens ausgestellt wurde oder eine solche Rechnung nachträglich eingereicht wird. Weiterhin ist eine betriebliche Zugehörigkeit eindeutig, wenn für den Gegenstand eine Versicherung über den Betrieb abgeschlossen wurde. Ebenfalls gilt dies, wenn der beschaffte Gegenstand für Ausgangsumsätze zum Einsatz kommt. Automatisch zu einer Zuordnung zum Betriebsvermögen führt es, wenn der Gegenstand im Anlagevermögen des Unternehmens erfasst und in der Bilanz ausgewiesen ist. Ist eine betriebliche Nutzung offensichtlich, dann erkennen die Finanzbehörden ebenfalls die Zuordnung ohne weitere Nachweise an.
